ساختار سازمانی به تعریف سه رکن اصلی اشاره می‌کند؛ اولاً تعیین‌کننده‌ی روابط رسمی گزارش‌دهی، سطوح سلسله مراتب اداری و حیطه‌ی کنترل مدیران در سازمان است؛ ثانیاً نشان‌دهنده‌ی گروه‌بندی دوایر در کل سازمان است؛ ثالثاً دربرگیرنده‌ی طرح سیستم‌های هماهنگ‌کننده فعالیت‌های سازمان است.

نظریه‌پردازان سازمان غالباً ادعا می‌کنند که خاستگاه سازمان‌ها فعالیت‌هایی هستند که افراد نمی‌توانند به تنهایی آنها را انجام دهند یا اینکه آن فعالیت‌ها نمی‌توانند به صورت فردی به نحوی کارآمد و اثربخش انجام شوند. در نتیجه می‌بایست از طریق فعالیت سازماندهی شده‌ی یک گروه انجام شود. در گذشته افراد سازمان‌ها را برای دستیابی به اهداف گروهی تأسیس می‌نمودند؛ اما تأسیس سازمان به تنهایی کافی نیست، اجرای هر فرآیند سازمانی نیازمند توجه به ملزومات و بستر مناسب آن است. یکی از مهمترین ابعاد هر سازمان ساختار سازمانی است.

ساختار سازمانی از آن جهت اهمیت دارد که منجر به افزایش اثربخشی کنترل‌های سازمانی بر فعالیت‌های ضروری جهت دستیابی به اهداف می‌گردد. هدف اصلی ساختار سازمانی کنترل رویه‌های هماهنگی فعالیت‌های افراد و کنترل ابزارهای برانگیزاننده افراد برای دستیابی به اهداف سازمانی می‌باشد. ساختار مناسب برای هر سازمانی ساختاری است که فرآیند پاسخ‌گویی اثربخش به مشکلات هماهنگی و برانگیختن کارکنان را تسهیل بخشد. شاید بتوان ساختار سازمانی را بعد از اهداف، اصلی‌ترین بخش سازمان دانست. گستردگی حوزه تعاریف و تأثیرگذاری ساختار نیز بر اهمیت آن تأکید دارد؛ به ویژه اینکه هرگونه تغییر و تحول سازمانی با ابعاد ساختار سازمان ارتباط دارد.

گروهی از جامعه‌شناسان و اندیشمندان مدیریت کلاسیک نوعی اولویت برای تعریف‌های ساختاری سازماندهی قائل شدند و تا حدی به صورت تجویزی بر یافتن بهترین و عملی‌ترین راه تحقق اهداف سازمان از طریق ترتیبات ساختاری افراد، پست‌ها و واحدهای کاری تأکید کردند. اما هیچ‌گونه توافقی روی چگونگی تعریف بهترین ساختار سازمانی وجود نداشت. نظریه‌پردازان سازمانی تعاریف متعددی از ساختار سازمانی ارائه نمودند. ویژگی‌های ساختار اجتماعی سازمان از نظریه بروکراسی وبر آغاز می‌شود. اولدهام و هاکمن (۱۹۸۱) ساختار سازمانی را چگونگی نظم‌دهی، اداره و بهره‌برداری هر سازمان از خود می‌دانند. طبق نظر لینکولن و کالبرگ (۱۹۹۰) هر سازمانی ابعاد متعددی از ساختار را برای کنترل، تأثیرگذاری و اداره کارکنان به کار می‌برد.

رابینز (۱۳۸۷) ساختار را به عنوان یکی از اجزای سازمان تعریف می‌کند که چگونگی تخصیص وظایف، نحوه‌ی گزارش‌دهی افراد، سازوکارهای هماهنگی رسمی و الگوهای تعاملی سازمانی را تعیین می‌نماید. اورگان و بتمن (۱۹۸۶) ساختار را «نظم و ترتیب سیستماتیک و رسمی فعالیت‌های سازمانی برای سازمان بخشیدن به کارها و روابط درونی این فعالیت‌ها با یکدیگر» تعریف می‌کنند. گریفین و مورهد (۱۹۸۶) دریافتند که ساختار شامل وظایف سازمانی، گزارش‌دهی، و ارتباطات درونی سازمان است. بلو (۱۹۷۴)، ساختار سازمانی را این‌گونه تعریف می‌کند: «گماردن و انتصاب افراد در نقاط مختلف نمودار سازمانی، در پست‌های اجتماعی و پست‌هایی که بر روابط سازمانی این افراد اثر می‌گذارد». سول (۱۹۹۴) بیان می‌دارد که «ساختار نحوه‌ی کارکرد افراد را مشخص می‌نماید، ولی نحوه کارکرد افراد هم تعیین‌کننده شکل ساختار است». اگر از این زاویه به ساختار نگاه شود، می-توان به این صورت آن را تعریف نمود: «وسیله یا ابزاری بسیار پیچیده برای کنترل، که در فرآیند روابط متقابل اعضاء به وجود می‌آید، به صورت دائم تجدید می‌گردد و در عین حال روابط متقابل را تعیین می نماید».

سلزنیک، ساختار سازمانی را ارگانیزم سازگارپذیری تلقی می‌کند که در پاسخ به ویژگی‌ها و تعهدات افراد و تأثیرات محیط بیرونی شکل می‌گیرد. جونز (۲۰۰۷) ساختار سازمانی را یک سیستم رسمی از وظایف و روابط اختیارات می‌داند که نحوه‌ی هماهنگی فعالیت‌های کارکنان با یکدیگر و همچنین نحوه‌ی کاربرد منابع سازمانی جهت دستیابی به اهداف را کنترل می‌کند.

دفت (۲۰۰۷) نیز ساختار را شامل روابط گزارش‌دهی رسمی، تعداد سطوح سلسله مراتب اختیارات، حیطه کنترل مدیران و سرپرستان، و ارتباطات میان بخش‌های سازمانی می‌داند. وی معتقد است که ساختار سازمانی در نمودار سازمانی نمایان می‌شود. بیشتر سازمان‌ها یک مجموعه از نمودارهای سازمانی دارند که یک نمای قابل رؤیت، از کل فعالیت‌ها، فرآیندها و بخش‌های اساسی و زیربنایی سازمان را ارائه می‌دهند.

در تعریف ساختار سازمانی به سه رکن اصلی اشاره می‌شود:

الف) ساختار سازمانی نشان‌دهنده‌ی سطوحی است که در سلسله مراتب اداری وجود دارد و تعیین‌کننده‌ی روابط رسمی گزارش‌دهی در سازمان است و نیز حیطه کنترل مدیران یا سرپرستان را در سازمان مشخص می‌کند.
ب) ساختار سازمانی تعیین‌کننده‌ی گروه‌بندی یا تقسیم‌بندی افراد در دوایر سازمانی است.
ج) ساختار سازمانی دربرگیرنده طرح سیستم‌هایی است که به وسیله‌ی آنها فعالیت‌های همه‌ی دوایر هماهنگ و یکپارچه می‌گردد و در نتیجه سیستم ارتباط مؤثر در سازمان تضمین خواهد شد.

در طرح‌ریزی ساختار سازمان (از نظر افقی یا عمودی) این سه رکن اصلی همواره وجود دارند و رعایت می‌شوند. برای مثال، دو رکن نخستین، چارچوب ساختاری را به وجود می‌آورند که در نمودار سازمانی حالت افقی دارد. رکن سوم، به مسئله روابط متقابل (تعامل) کارکنان مربوط می‌شود.
با وجود تعریف‌های متعدد و به ظاهر مشابه‌ی که از ساختار سازمانی وجود دارد سه جزء گروه‌بندی، هماهنگی و گزارش‌دهی به نوعی مهمترین اجزای تعریف ساختار سازمانی می‌باشند.

در تعریف‌های ارائه شده از ساختار سازمانی تأکید می‌شود که ساختار همواره ثابت باقی نمی‌ماند، بلکه به امور سازمان شکل می‌دهد و امور سازمان هم می‌تواند شکل آن را تغییر دهد. بنابراین، باید اذعان نمود که ظهور و پیدایش ساختار یک فرآیند مستمر است. همان‌طور که سازمان‌ها رشد و تغییر می‌کنند ساختار آن‌ها نیز متناسب با تغییرات محیطی، تکنولوژیکی و… باید تغییر کند. از این رو مدیران باید به طور مستمر ساختار سازمانی خود را با شرایط تطبیق داده و اصلاحات لازم را در آن به عمل آورند. ساختار سازمانی با فرآیند طراحی و تغییر سازمانی مدیریت می‌گردد.

به منظور سنجش ساختار سازمانی می توان از پرسشنامه ای که فراهم شده است استفاده کرد. این پرسشنامه دارای ۲۴ گویه می‌باشد که از پرسشنامه‌های رابینز (۱۳۸۷) برای سنجش ابعاد رسمیت، پیچیدگی، تمرکز، حرفه‌ای بودن، نسبت‌های پرسنلی و برای سنجش بعد سلسله مراتب اختیارات از پرسشنامه کونتز، دانل و هالف (۱۹۷۶) استفاده شده است. همچنین در مورد ابعاد تخصصی بودن و استانداردسازی بر مبنای مؤلفه‌های دفت پرسش‌هایی فراهم شده است. روایی و پایایی پرسشنامه مورد تأیید قرار گرفته است.